Penggabungan digunakan ketika Anda perlu membuat satu set dokumen, misalnya, stiker dengan alamat atau surat pada formulir yang dikirim ke sejumlah besar pelanggan. Setiap huruf atau stiker berisi informasi umum dan individual. Misalnya, surat itu harus merujuk ke pelanggan dengan nama belakang. Informasi individual untuk setiap huruf atau stiker berasal dari sumber data.
Proses penggabungan terdiri dari beberapa langkah umum.
Menyiapkan dokumen utama. Dokumen utama berisi teks dan gambar yang umum untuk semua versi dokumen komposit, misalnya, alamat pengirim atau salam pada kop surat.
Hubungkan dokumen ke sumber data. Sumber data adalah file yang berisi informasi yang harus dimasukkan ke dalam dokumen, misalnya, nama dan alamat penerima surat.
Menyempurnakan daftar penerima atau item. Microsoft Office Word membuat salinan dokumen utama untuk setiap item atau merekam dalam file data.
Menambahkan placeholder teks (bidang gabungan) ke dokumen Saat menggabungkan, bidang gabungan diisi dengan data dari file data.
Pratinjau dan selesaikan penggabungan Sebelum Anda mencetak seluruh set salinan dokumen, setiap salinan dapat dipratinjau.
Untuk bergabung dengan surat, gunakan perintah tab Nawala.
Anda juga bisa bergabung menggunakan panel tugas. Penggabungan, yang memungkinkan Anda untuk melakukan seluruh proses langkah demi langkah. Untuk menggunakan panel tugas, dalam grup Mulai gabung pada tab Nawala pilih item Mulai gabungdan kemudian paragraf Wizard penggabungan langkah demi langkah.
Pengaturan dokumen utama
Buka aplikasi Word.
Secara default, dokumen kosong dibuka. Biarkan tetap terbuka. Jika Anda menutupnya, perintah yang perlu dijalankan pada langkah berikutnya tidak akan tersedia.
Tab Mail dalam grup Penggabungan pilih tim Mulai gabung.
Klik jenis dokumen yang ingin Anda buat.
Anda dapat, misalnya, membuat jenis dokumen berikut ini.
Set amplop Alamat pengirim pada semua amplop adalah sama, tetapi alamat penerima unik di setiap kasus. Pilih item Amplop dan tab Opsi Amplop kotak dialog Opsi Amplop menunjukkan preferensi Anda untuk ukuran amplop dan format teks.
Set stiker dengan alamat Setiap stiker memiliki nama dan alamat yang unik. Pilih item stiker dan di kotak dialog Opsi Stiker menunjukkan jenis stiker yang Anda inginkan.
Satu set dokumen pada formulir atau email Konten utama dari semua huruf atau pesan adalah sama, tetapi masing-masing berisi informasi yang ditujukan untuk penerima tertentu, misalnya, nama, alamat atau beberapa informasi lainnya. Untuk membuat jenis dokumen ini, pilih surat atau email.
Direktori atau folder Untuk setiap elemen, informasi dari jenis yang sama ditampilkan, misalnya, nama atau deskripsi, tetapi untuk setiap elemen mereka unik. Klik kataloguntuk membuat dokumen jenis ini.
Jika Anda perlu menghentikan penggabungan, Anda dapat menyimpan dokumen utama dan melanjutkan penggabungan nanti. Microsoft Office Word menyimpan sumber data dan data lapangan. Jika Anda menggunakan panel tugas Penggabungan, Word akan kembali ke tempat Anda ingin melanjutkan penggabungan.
Jika Anda siap untuk melanjutkan penggabungan, buka dokumen.
Word akan meminta konfirmasi untuk membuka dokumen yang akan menjalankan perintah SQL.
Karena dokumen ini terhubung ke sumber data, klik Ya. Teks dokumen muncul bersama semua bidang yang dimasukkan.
Buka tab Nawala dan lanjutkan pekerjaan Anda.
Hubungkan dokumen ke sumber data
Untuk menggabungkan data dalam dokumen utama, Anda harus menghubungkan dokumen ini ke sumber data atau file data.
Pemilihan file data
Tab Mail dalam grup Penggabungan pilih tim Pilih penerima.
Ikuti langkah-langkah ini.
Buka dokumen aplikasi Microsoft Word. Dokumen ini harus berisi satu tabel. Baris pertama tabel harus berisi header, dan baris yang tersisa harus berisi entri yang harus dimasukkan dalam dokumen komposit. Anda juga bisa menggunakan sumber data header (Sumber data header. Dokumen yang berisi baris header (atau catatan) yang digunakan untuk menggabungkan sumber data yang ditentukan dengan dokumen gabungan utama sebagai sumber data).
Menyempurnakan daftar penerima atau item
Ketika terhubung ke file data tertentu, mungkin tidak perlu untuk mentransfer data semua catatan dalam file data ke dokumen utama.
Untuk membatasi daftar penerima atau menggunakan subset item file data, ikuti langkah-langkah ini:
Tab Mail dalam grup Penggabungan pilih tim Ubah daftar.
Di kotak dialog Gabungkan Tujuan lakukan salah satu dari yang berikut:
Menyoroti catatan individual Metode ini paling berguna jika daftarnya pendek. Pilih kotak centang untuk penerima yang harus dimasukkan dalam daftar, dan hapus centang pada kotak untuk penerima yang harus dikeluarkan dari daftar.
Jika Anda tahu bahwa hanya beberapa catatan yang perlu dimasukkan dalam dokumen komposit, Anda dapat mengosongkan kotak centang di bilah judul, dan kemudian pilih hanya catatan yang diperlukan. Demikian pula, jika Anda ingin memasukkan sebagian besar daftar dalam dokumen, pilih kotak centang di bilah judul, lalu kosongkan kotak centang untuk entri-entri yang tidak perlu dimasukkan.
Sortir Rekaman Klik judul kolom dari item yang ingin Anda urutkan berdasarkan. Daftar ini diurutkan berdasarkan abjad dalam urutan menaik (A hingga Z).
Rekam Penyaringan Fungsi ini berguna jika daftar berisi entri yang tidak ingin Anda lihat atau sertakan dalam dokumen master.
Tanya jawab tentang topik tersebut
Bagaimana saya bisa menggunakan Word 2010 untuk menyiapkan dan mengirim surat massal?
Dalam kegiatan praktis mereka, sekretaris dan spesialis layanan DOW sering harus mengirim berbagai dokumen ke beberapa organisasi. Menggunakan editor teks Word 2010, ini bisa dilakukan dengan cepat dan nyaman menggunakan metode gabungan. Metode ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses menggabungkan dokumen dan detail alamat (yang merupakan bidang gabungan, dapat diubah untuk setiap pengiriman - alamat, nama organisasi, dll.).
Untuk menggunakan metode penggabungan, Anda perlu mempelajari cara membuat teks utama dokumen, daftar bidang, dan sumber data penerima untuk distribusi, untuk menggabungkan dokumen.
Cara bekerja
Perlu dicatat bahwa antarmuka kotak dialog, perintah dan metode kerja di Word 2007 dan Word 2010 identik, yang akan memungkinkan Anda untuk dengan mudah memanfaatkan rekomendasi kami di versi yang lebih baru dan sebelumnya Kata Ada dua cara untuk bergabung.
Cara pertama. Salah satu cara untuk memecahkan masalah adalah dengan menggunakan perintah menu Wizard penggabungan langkah demi langkah.
Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk memilih perintah.
· Pilih tab Nawala di timnya Mulai penggabungan selanjutnya Langkah-langkah menggabungkan master.
Catatan. Dalam teks artikel ini, saat memilih perintah, entri yang disingkat akan digunakan, yaitu: tab Nawala/Mulai Penggabungan Penggabungan / Langkah-demi-langkah.
Di jendela Word 2007/2010, panel tugas akan muncul di sebelah kanan Penggabungan. Di kotak dialog, Anda akan diminta untuk memilih dan melakukan tindakan tertentu secara bertahap:
Tahap 1. Pilih jenis dokumen.
Tahap 2. Pilih sebuah dokumen.
Tahap 3. Seleksi penerima Buat bidang gabungan di daftar penerima.
Tahap 4. Buat surat. Menambahkan bidang gabungan ke dokumen.
Tahap 5. Pratinjau email dan selesaikan penggabungan.
Tahap ke-6. Selesainya merger.
Pada tahap 1 pilih jenis dokumen. Pilih mode Sepucuk surat. Dalam kotak dialog yang sama Penggabungan (Langkah 1 dari 6) pilih tombol dengan mengkliknya dengan mouse. Jadi, kita beralih ke tahap selanjutnya dari wizard.
Pada tahap ke-2 pilih dokumen. Itu bisa:
· Dokumen saat ini (teks yang ingin Anda buat).
· Pola (pesanan, pesanan, dll. yang sebelumnya dibuat).
· Dokumen yang ada (dalam hal ini harus dibuka).
Pilih mode Dokumen saat ini. Selanjutnya, masukkan teks huruf di ruang kerja Word dan lanjutkan ke langkah berikutnya menggunakan tombol.
Pada tahap ke-3 pilih penerima. Tetapi pertama-tama, Anda perlu membuat sumber data yang berisi informasi (nama, alamat, posisi, dll.) Tentang penerima.
· Pilih mode Daftar pembuatan//.
Catatan. Saat memilih mode Daftar digunakan isi jendela akan berubah.
· Di jendela Daftar Alamat Baru tekan atau pilih tombol, lalu di kotak dialog yang muncul Konfigurasikan Daftar Alamat hapus bidang (detail) yang tidak Anda perlukan saat membuat surat.
· Di jendela Daftar Alamat Baru masukkan data di baris pertama, lalu pilih tombol, lalu masukkan data di baris kedua, dll.Kesalahan! Sumber tautan tidak ditemukan.
· Setelah memasukkan informasi tentang semua penerima, klik tombol, simpan data dengan nama Daftar 1.
· Di jendela yang muncul Gabungkan Penerima Anda dapat mengubah daftar, menghapus entri, dll.
· Setelah mengklik tombol, program mengembalikan Anda ke kotak dialog Merger (Tahap 3 dari 6)di mana pilih.
Pada tahap ke-4 Tambahkan informasi penerima ke email.
· Klik di tempat surat di mana bidang dari daftar seharusnya (ini bisa berupa nama, alamat, dll.). Di area tugas Pembuatan surat pilih.
· Di jendela yang muncul Sisipkan bidang gabungan pilih bidang (alat peraga), lalu.
Sebagai hasil dari penyisipan semua bidang, surat itu akan memiliki formulir yang disajikan
Fig.
Fig. Hasil memasukkan bidang gabungan ke teks pesan
· Di kotak dialog Penggabungan (Langkah 4 dari 6) pilih.
Pada tahap ke-5 Diusulkan untuk mempratinjau surat untuk setiap penerima dan, jika perlu, mengeditnya.
· Menggunakan tombol kembali / maju, Anda dapat melihat setiap huruf.
· Di kotak dialog Penggabungan(Langkah 5 dari 6) pilih.
Pada tahap ke-6 proses merger berakhir.
Anda dapat mencetak surat itu, membuat perubahan pada semua huruf atau mundur satu langkah.
Cara kedua. Cara lain untuk memecahkan masalah adalah dengan menggunakan perintah menu. Surat.
Untuk memilih perintah, pilih tab Nawala pilih perintah di dalamnya Mulai penggabungan selanjutnya Surat.
· Masukkan teks surat itu.
· Pilih penerima pesan menggunakan perintah Pilih penerima klik selanjutnya Pilih satu opsi dari daftar.
Seperti metode pertama, saat memilih opsi Masukkan daftar baru di kotak dialog yang muncul Daftar Alamat Baru pertama, Anda perlu mengonfigurasi kolom (yaitu daftar bidang yang akan disisipkan dalam teks surat di masa mendatang). Untuk melakukan ini, sebuah tombol dipilih, setelah itu kotak dialog baru muncul di layar. Konfigurasikan Daftar Alamat, di mana bidang-bidang itu dihapus yang tidak akan dimasukkan ke dalam teks pesan. Untuk melakukan ini, pilih bidang yang dipilih dan tekan tombol.
Setelah menghapus atau menambahkan bidang (misalnya, bidang Patronimik) dan memasukkan data, daftar alamat baru akan terlihat seperti ini.
Catatan. Setelah memasukkan data dari alamat pertama (di baris pertama), pilih tombol, setelah mana baris kedua muncul, ke mana alamat baru dimasukkan, dll.
Nuansa penting lainnya:
· Dengan mengklik tombol di kotak dialog yang muncul Gabungkan Penerima, daftarnya bisa diklarifikasi.
· Ketika memilih perintah, salah satu format yang diusulkan untuk memasukkan informasi oleh penerima dipilih.
· Saat memilih perintah, format sisipan dihasilkan oleh pengguna secara mandiri. Untuk melakukan ini, teks menentukan tempat di mana bidang harus dimasukkan, yang dipilih dari daftar :.
Anda dapat melihat hasilnya menggunakan perintah dan mencatat nomor.
· Menggunakan perintah, Anda dapat mengubah dokumen individual, mencetak dokumen atau mengirimnya melalui email :.
· Untuk mengirim dokumen melalui email, Anda harus menentukan parameter pesan di kotak dialog Email gabungan.
Buat label amplop menggunakan metode gabungan surat
Setelah membuat surat, kita perlu membuat stiker amplop. Saat membuat stiker, dokumen dibuat, yang dinyatakan sebagai yang utama. Sebagai sumber data, Anda dapat menggunakan sumber data yang sama dengan surat yang dikompilasi.
Proses pembuatan dokumen utama untuk stiker:
· Pilih perintah tab Newsletter / Mulai penggabungan / Stiker.
· Pada kotak dialog yang muncul Opsi Stiker jika perlu, Anda dapat membuat pengaturan berdasarkan bidang Printer, Jenis dll.
Hasilnya, templat stiker dibuat di Word.
Gabungkan Pengaturan:
· Di tab Nawala pilih tim
Pilih Penerima / Pakai Daftar yang Ada.
· Setelah memilih file, pilih bidang gabungan menggunakan perintah Masukkan bidang gabungan.
· Templat stiker muncul di layar.
· Lihat hasil gabungan menggunakan perintah Lihat hasil. Gunakan perintah untuk mencetak label.
Temukan dan gabungkan / Cetak dokumen.
Demikian pula, stiker amplop dibuat untuk mengirim surat.
Seperti yang Anda lihat, Word versi 2007 dan 2010 menawarkan berbagai alat yang cukup kuat untuk mengotomatiskan kegiatan sekretaris, setelah mempelajari mana Anda dapat secara kualitatif dan tanpa banyak menghabiskan waktu mempersiapkan surat massal dan pelaksanaan surat berkualitas tinggi.
