Pernahkah Anda diundang makan malam yang sama sekali tidak ingin Anda kunjungi? Pernahkah terjadi bahwa seorang teman memanggil Anda ke suatu peristiwa yang pasti akan Anda abaikan dalam kasus lain? Jika Anda pernah mengalami situasi seperti itu, maka Anda sendiri tahu betapa sulitnya menolak proposal. Tentu saja, menerima undangan adalah cara yang baik untuk mengembangkan hubungan lebih lanjut (dengan biaya keluar dari zona nyaman Anda), tetapi kadang-kadang penolakan menjadi satu-satunya solusi nyata bagi mereka yang terlalu sibuk atau tidak ingin pergi karena alasan pribadi.
Kesulitan dalam menulis surat penolakan
Cara termudah untuk merumuskan penolakan sopan adalah jika Anda tidak tertarik mempertahankan hubungan bisnis dengan penerima. Dalam hal ini, cukup untuk mematuhi nada bisnis dan mengandalkan aturan dasar untuk menulis surat penolakan. Jika Anda harus "berkorespondensi" dengan surat massal, maka tugas itu semakin disederhanakan: kemungkinan besar, surat balasan Anda bahkan tidak akan dibaca.
Tetapi dalam beberapa kasus, menulis surat bisnis berubah menjadi pilihan kata-kata yang hati-hati yang memungkinkan mengungkapkan penyesalan maksimum dalam kerangka kosakata bisnis. Ini termasuk situasi berikut:
- Anda berkorespondensi dengan mitra potensial, tetapi Anda harus menolak karena alasan obyektif. Anda perlu mengekspresikan penolakan, mentransfer pada saat yang sama minat pada awal kerjasama. Karena dari luar, pesan-pesan ini mungkin tampak eksklusif satu sama lain, sulit untuk memilih kata-kata yang benar.
- Anda berkorespondensi dengan pasangan tetap dan tidak ingin memberi kesan buruk. Anda berencana untuk melanjutkan kerja sama, tetapi Anda tahu bahwa partisipasi Anda dalam acara tersebut akan penting bagi mitra. Anda perlu merumuskan penolakan untuk menyampaikan pemahaman ini, dengan demikian menunjukkan minat pada keberhasilan bisnis mitra. Pada saat yang sama, alasan Anda seharusnya terdengar cukup meyakinkan.
- Anda berkorespondensi dengan penerima yang “hidup” dan tahu bahwa surat Anda akan dibaca dengan cermat. Anda tidak memiliki alasan obyektif untuk menolak berpartisipasi, tetapi tidak ada alasan untuk setuju. Pada saat yang sama, Anda ingin menjaga lokasi koresponden Anda.
- Anda berkorespondensi dengan pemain berpengaruh di ceruk bisnis Anda atau perwakilan dari publikasi populer. Anda terpaksa menolak, tetapi tidak ingin merusak reputasi Anda.
Masing-masing situasi ini berpotensi berbahaya bagi kesuksesan Anda. Tetapi surat bisnis yang ditulis dengan rapi tentang penolakan untuk berpartisipasi dalam acara tersebut akan membantu untuk secara jujur memperingatkan tentang posisi Anda, tanpa memperburuk situasi saat ini. Anda mungkin tidak memperkuat hubungan Anda dengan pasangan Anda dengan cara ini - tetapi Anda tidak akan merusaknya. Kegagalan adalah praktik normal di dunia bisnis. Semakin cepat Anda belajar menyajikannya dengan benar, semakin baik.
Bagaimana cara mengeluarkan surat penolakan?
Rincian surat bisnis dengan penolakan resmi sesuai dengan rincian biasa untuk surat bisnis perusahaan. Jika Anda mengirim surat melalui surat atau faks, pastikan untuk mematuhi aturan berikut:
- Tuliskan jawabannya hanya pada kop surat organisasi.
- Pastikan bahwa penolakan disertifikasi oleh CEO atau orang dengan otoritas yang sesuai.
- Pastikan untuk mendaftarkan penolakan sehingga memiliki kekuatan resmi.
Jika Anda mengirim penafian melalui email, maka tajuk itu sangat penting. Ini memungkinkan Anda untuk membuat kesan pertama dari surat itu, dan dalam banyak hal mengatur suasana hati untuk membaca. Jika Anda yakin jawaban Anda akan dibaca, dan rencanakan hubungan bisnis lebih lanjut dengan penerima, maka cobalah untuk menghindari kata-kata negatif dalam judul. Kemungkinan koresponden Anda tidak akan memiliki keinginan untuk membuka surat dengan judul "Penolakan untuk berpartisipasi dalam acara", jadi lebih baik menggunakan opsi yang lebih netral. Misalnya: "Tentang acara", "Tentang partisipasi dalam seminar" dan sebagainya.
Konten penafian
Untuk mengekspresikan penolakan dengan sopan untuk berpartisipasi dalam suatu acara dalam surat bisnis, perlu untuk mematuhi semua aturan etiket bisnis. Pastikan untuk memulai dengan menghubungi, sambil fokus pada data yang ditentukan dalam undangan. Jika Anda tahu nama dan patronimik koresponden, maka Anda dapat menggunakan salam formulir:
Nikolay Nikolaevich yang terhormat!
Itu juga terjadi bahwa hanya nama keluarga dan inisial pengirim yang diketahui. Dalam hal ini, ada baiknya membatasi diri pada nama keluarga dan alamat bisnis yang diadopsi di Rusia (Tn., Ny.):
Tuan Nikolaev yang terhormat!
Inisial tidak boleh digunakan: tidak hanya terlihat ceroboh, tetapi juga tidak sopan. Jika pesan dikirim atas nama perusahaan dan tidak ada yang diketahui tentang penerima, maka alamat "umum" universal "Tuan-tuan yang terhormat!" Digunakan. Ini cukup untuk menyatakan rasa hormat dengan tidak adanya data lain.
Bahkan jika Anda membalas email, berhati-hatilah untuk memberi tahu pengirim tentang pesanan yang dikirimkan. Anda dapat mengisi data ini dengan dua cara: membuat tautan ke permintaan dalam persyaratan terpisah di bawah nomor dan tanggal surat (biasanya perincian tersebut ada dalam formulir resmi umum), atau memberikan data ini di awal banding. Jika Anda memilih metode kedua, maka surat itu harus dimulai dengan baris berikut:
Menanggapi surat Anda 02/01/2017 No. 341 kami informasikan bahwa ...
Dianjurkan untuk tidak melaporkan penolakan "langsung", terutama jika Anda memasukkan rincian surat dalam rincian. Baris pertama harus memiliki konten positif. Anda dapat mengucapkan terima kasih atas undangan yang dikirim dan perhatikan peluang unik yang diberikan kepada Anda oleh penerima. Anda juga dapat memulai surat itu dengan penyesalan yang sopan bahwa undangan itu, terlepas dari kenyataan yang diinginkan, harus ditolak karena alasan obyektif. Untuk memudahkan tugas, Anda dapat membuat daftar frasa "universal", yang di masa depan dapat disesuaikan dengan situasi:
Terima kasih atas tawaran yang sangat menarik, tapi sayangnya ...
Kami sangat menghargai undangan Anda dan berharap untuk kerjasama lebih lanjut ...
Terima kasih atas kesempatan untuk berpartisipasi dalam ...
Sayangnya, kami tidak memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam acara tersebut sehubungan dengan ...
Indikasi minat dalam kemitraan adalah suatu keharusan. Bahkan jika Anda tidak berencana untuk memiliki hubungan bisnis dengan koresponden, ungkapkan keinginan untuk memperkuat hubungan bisnis. Ini adalah aturan dasar etiket bisnis: setiap orang yang mengirimi Anda surat undangan layak mendapatkan perhatian Anda. Kegagalan adalah kejadian sehari-hari, dan tidak termasuk penghinaan. Tetapi tidak mematuhi aturan dasar kesopanan dapat secara signifikan merusak reputasi Anda, terutama jika Anda menjawab semua koresponden bisnis dengan cara ini.
Tunjukkan minat di setiap langkah. Jika file tambahan dilampirkan pada undangan, perhatikan bahwa Anda telah membacanya:
Kami telah memeriksa secara detail proposal yang Anda kirimkan ...
Kami dengan cermat memeriksa dokumen yang diserahkan ...
Hanya setelah semua pesan positif, termasuk terima kasih atas minat yang ditunjukkan, dapat kami sampaikan dengan alasan penolakan. Itu harus ditunjukkan tanpa gagal: itu menunjukkan minat Anda pada acara yang Anda tolak, dan memungkinkan Anda sekali lagi menunjukkan rasa hormat kepada koresponden.
Setelah mengikuti semua formalitas, Anda harus menyelesaikan pesan positif berikutnya. Sebutkan bahwa Anda akan menantikan kerjasama lebih lanjut (acara baru, peluang, dll.). Jadi sekali lagi Anda "mempermanis" pil kegagalan dan menyampaikan keinginan untuk mempertahankan hubungan bisnis.
